Slipp ständiga avbrott – ta kontroll över din arbetsdag!

Dec 2016
Blogg - Fredrik Bengtsson

Kontorsanställda blir i genomsnitt avbrutna i arbetet drygt var tionde minut, visar forskning. Avbrotten skapar stress och dränerar oss på energi. Lär dig ta kontroll över din arbetsdag och få mer gjort på mindre tid.(DN 2016-11-27)

En dag på jobbet kan innehålla en mängd distraktioner som stjäl tid från det vi egentligen ska göra: mejlboxen svämmar över, mobiltelefonen ringer ideligen och kollegor som ställer frågor.

 

 

Undersökningar visar att anställda inom tjänstesektorn kan arbeta på en uppgift i högst elva minuter innan de blir störda av något, i ett öppet kontorslandskap kan det bli ännu kortare intervall. Det säger Alexander Rozental, legitimerad psykolog och doktorand vid Stockholms universitet.

– Avbrotten gör att vi måste omorganisera och sedan återgå till det vi höll på med. Det kostar tid och energi för hjärnan att flytta fokus och vi har inte hur många resurser som helst för att hantera sådant, säger han.

Arbetsminne, förmåga till koncentration och hur vi distraheras hör ihop. Hjärnforskning har visat att vår simultankapacitet, det vill säga förmågan att göra flera saker samtidigt, inte är så bra som vi tror. Faktum är att vi bara kan hålla två saker i huvudet samtidigt. Får vi en tredje uppgift blir det fel och hjärnan slår bakut, visar en fransk studie.

Att återfå koncentrationen efter varje avbrott kan ta omkring en kvart, enligt Alexander Rozental. De ständiga avbrotten skapar också en känsla av att man tappar kontrollen över arbetsdagen och då blir man mer stressad – och får mindre gjort.

– Om tempot är högt och man ständigt blir avbruten blir det mindre tid över för återhämtning och det är inte bra för oss i långa loppet. Vi är inte gjorda för att hantera långvarig stress, säger Alexander Rozental.

Förutom att det hämmar vår produktivitet kan det även få konsekvenser utanför jobbet, som att man kan få svårare att fatta bra beslut och blir mindre stresstålig.

Vad kan man då göra för att arbeta mer fokuserat?

Som anställd kan man se över sin arbetsmiljö. Några av de enklaste åtgärderna är att stänga ned mejlen medan man arbetar med en uppgift och sätta mobilen på ljudlöst. Forskning visar att personer som själva väljer när och hur de går att nå presterar bättre och mår bättre psykiskt.

På vissa företag, som Athos och Ferrari har de skrotat internmejlen helt och hållet.

– Mejl är ett värdefullt verktyg men även en av våra värsta källor till stress, säger Alexander Rozental.

Sitter man i ett öppet kontorslandskap kan man ha på sig hörselkåpor eller på annat sätt visa att man inte vill bli störd. Arbetsgivare kan införa distraktionsfria miljöer och flexibla arbetstider.

Ett annat problem är att vi sitter för länge vid en arbetsuppgift. Enligt studier klarar vi att hålla koncentrationen mellan 30 och 120 minuter, enligt Alexander Rozental. Ju svårare arbetsuppgift, desto kortare tid kan man sitta och jobba med den.

– Man ser att kurvan går neråt efter ett tag och då blir det kämpigare att utföra arbetet, säger han.

Därför är det bra att ta en bensträckare regelbundet: gå ett varv i lokalen, hämta en kaffe eller rör på kroppen. Det viktigaste är att man gör något annat i några minuter.

Att arbeta mer fokuserat gör att vi får mer gjort på mindre tid och kan slippa onödig övertid. Något som både anställda och arbetsgivare kan tjäna på.

– När man sitter och jobbar ostört i 30–45 minuter och bara har det som är viktig uppe på skärmen upptäcker man att man får mer gjort, säger Alexander Rozental.

1) Stäng av mejlen. Ha bara ordbehandlaren öppen när du arbetar och schemalägg när du ska kolla mejlen. Uppskattningsvis kollar vi mejlen 40–50 gånger per dag och det är lätt att vi börjar svara på mejl i stället för att ägna tid åt arbetsuppgifterna.

2) Stäng av din mobil. Om du inte vill stänga av mobiltelefonen i perioder så börja med att stänga av alla notiser och sätta mobilen på ljudlöst medan du jobbar. Vänd även skärmen nedåt.

3) Gör en sak i taget. Vår förmåga till koncentration och hur vi distraheras hör ihop. Har du många olika saker som behöver slutföras – gör en uppgift i taget i stället för att hålla flera bollar i luften samtidigt.

4) Se över din arbetsmiljö. Skaffa rutiner. Genom att förknippa en viss aktivitet med en viss plats, som skrivbordet, blir det enklare att komma i gång igen om du blir avbruten. Jobbar du i ett öppet kontorslandskap – be arbetsgivaren införa distraktionsfria zoner.

5) Flexibla arbetstider. Att arbeta efter sin egen dygnsrytm kan öka produktiviteten. Forskning har visat att det inte är någon skillnad mellan morgon– eller kvällsmänniskor om de får välja vilken tid på dygnet de utför en uppgift.

6) Begränsa tillgängligheten. En förväntan om att alltid vara nåbar och uppkopplad kan skapa onödig stress. Sätt upp gemensamma regler på arbetsplatsen över vad som gäller.

Källa: Alexander Rozental, tidningen Modern psykologi